Diese Frage stellen sich nicht nur im Moment sicher viele Menschen. Ich arbeite schon seit Jahren im Homeoffice, für viele andere ist die Situation aber noch recht neu. Motivation und Zeiteinteilung im Homeoffice sind dabei sicher große Themen, die viele beschäftigen. Insbesondere bei Letzterem bin ich immer dankbar für neue Inspiration und Tipps und versuche, mich bei diesem Thema regelmäßig weiterzubilden.
Sonntags Wochenplan erstellen
Was mir sehr hilft ist, mir sonntags (ja sonntags; und zwar jeden Sonntag 😀) etwas Zeit für meinen Wochenplan zu nehmen. Ich notiere mir alle in der nächsten Woche anfallenden Aufgaben und verschaffe mir so einen Überblick. Im nächsten Schritt kann ich die Aufgaben auf die einzelnen Wochentage verteilen. Feste Termine und Deadlines für Texte notiere ich mir dabei als Erstes im Kalender. Alle weiteren Aufgaben kann ich dann um diese herum verteilen.
Darüber hinaus setze ich mich am Nachmittag oder Abend nochmal hin und schaue, was ich am Tag geschafft habe und welche Aufgaben am nächsten Tag anstehen. Dies hilft mir auch, den Arbeitstag gedanklich zu beenden und den Feierabend zu beginnen. In der aktuellen Lockdown-Situation, die sicher nicht nur für mich psychisch durchaus belastend ist, versuche ich, meinem Tag noch mehr Struktur zu geben. Daher schaue ich jeden Morgen zu Beginn der Arbeit, wie lange ich für welche Aufgabe brauche und setzte mir feste Uhrzeiten. Hier ist es wichtig (was ich leider immer wieder vergesse) Pausen und Zeitpuffer mit einzuplanen.
Nicht immer klappt alles wie geplant. Plötzlich brauche ich doch länger für einen Text oder mit kommt ein Anruf dazwischen. Daher versuche ich, trotz guter Planung mir nicht alles von dieser diktieren zu lassen, sondern mich flexibel auf Veränderungen einzustellen. Das fällt mir nicht immer leicht, aber ich arbeite daran 😏.
Zeitmanagement im Homeoffice mit Prioritäten
Auch Prioritäten setzen ist wichtig für ein gutes Zeitmanagement im Homeoffice. Ich versuche immer, die wichtigsten Aufgaben des Tages gleich zu Beginn zu erledigen. Eine weitere Herangehensweise ist „Eat the Frog“, also mit der unangenehmsten Aufgabe – vielleicht einem Telefonat, in dem ein Problem besprochen werden muss – zu starten. Ich beginne oft mit dem schwierigsten Text des Tages.
Die biologische Uhr oder innere Uhr spielt beim effektiven Zeitmanagement im Homeoffice ebenfalls eine Rolle. Einige Menschen sind eher Lärchen, andere Eulen. Ich bin grundsätzlich eher eine Nachteule und kann auch spät abends noch gut arbeiten. Allerdings habe ich in letzter Zeit gemerkt, dass ich zwar nicht morgens um 7 am produktivsten bin, sondern eher am späten Vormittag oder um die Mittagszeit. Daher lege ich mir in den Nachmittag lieber Aufgaben, die weniger Kreativität erfordern – beispielsweise Recherche, E-Mails schreiben oder administrative Dinge.
Allerdings heißt dies natürlich nicht, dass ich nur Nachmittags auf E-Mails antworte oder nur dann erreichbar bin. Und wenn ich einen Text fertigstellen möchte, arbeite ich natürlich auch nachmittags weiter daran. Flexibilität ist sicher ein wichtiger Faktor für ein effektives Zeitmanagement im Homeoffice.
Eigene Routinen hinterfragen
Jeder hat einen anderen Tagesablauf und „tickt“ anders. Während eine Person mit einem Online-Kalender am besten zurechtkommt, braucht eine andere einen klassischen Kalender aus Papier und notiert sich ihre Aufgaben am liebsten per Hand. Sinnvoll ist es dennoch, die eigenen Gewohnheiten zu reflektieren, zu hinterfragen und dann zu überlegen, was verbessert werden kann. Beispielsweise kann es sehr effektiv sein, ähnliche Aufgaben zu bündeln. Sie können beispielsweise alle Telefonate des Tages gleich hintereinander erledigen. Sie sollten sich auf jeden die Zeit nehmen und versuchen, ihre Aufgaben möglichst gut zu strukturieren. Nach und nach wird sich so Ihr Zeitmanagement im Homeoffice verbessern und Sie sehen Erfoglen im Alltag. Viele sind auf diesem Weg nicht nur produktiver, sondern können sich auch auf mehr freie Zeit freuen.
Beitragsbild: https://pixabay.com/de/illustrations/zeit-zeitmanagement-stoppuhr-termin-3216244/